Theo Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 2140/QĐ-BTC ngày 21/12/2020, Cục Tin học và Thống kê tài chính được giao nhiệm vụ: Đảm nhiệm vai trò chuyên trách quản lý chứng thư số của Bộ Tài chính; Quản lý, hướng dẫn, hỗ trợ các thuê bao tại Cơ quan Bộ Tài chính trong việc triển khai, sử dụng chứng thư số, chữ ký số.

Tháng 1 năm 2022, Bộ Tài chính bắt đầu triển khai ký số cá nhân trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Việc ký số được áp dụng cho tất cả các vai trò từ chuyên viên, lãnh đạo phòng đến lãnh đạo cấp Vụ, Cục và tổ chức, sử dụng chứng thư số chuyên dùng Chính phủ (được gọi là chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ từ thời điểm Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp. Nhờ áp dụng chữ ký số, cán bộ Bộ Tài chính có thể xử lý văn bản tại bất cứ thời điểm nào, địa điểm nào, chỉ cần có thiết bị xử lý (máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bàng, điện thoại thông minh) có kết nối mạng.

Chứng thư số chuyên dùng Chính phủ ngoài việc để ký số văn bản trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, còn được dùng để số hóa tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính, ký số tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trên Cổng dịch vụ công trực tuyến và Một cửa điện tử của Bộ Tài chính, ký số trên hệ thống Dịch vụ công Kho bạc Nhà nước, khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội.

Áp dụng ký số mang lại lợi ích lớn cho Bộ Tài chính. Tuy nhiên, bố trí nhân sự tại Bộ Tài chính liên tục thay đổi (điều động, luân chuyển, điều chuyển, bổ nhiệm, tiếp nhận mới, nghỉ hưu, thôi việc). Do đó, Cục Tin học và Thống kê tài chính phải thường xuyên, liên tục thực hiện thủ tục thu hồi, cấp mới, thay đổi thông tin chứng thư số. Các thủ tục này cần được thực hiện kịp thời, đúng thời điểm, nhằm đảm bảo công việc của các đơn vị được liên tục, thông suốt.

Để thực hiện các thủ tục về chứng thư số đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cá nhân của người đề nghị cấp chứng thư số, cũng như thông tin chứng thư số đã cấp, theo quy định của Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (dự kiến sẽ được thay thế bằng Nghị định của Chính phủ quy định về dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ).

Để quản lý thông tin cá nhân và thông tin chứng thư số hiệu quả, qua thực tế nhiều năm triển khai thực hiện, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã rút kinh nghiệm và cải tiến phương pháp quản lý các loại thông tin, văn bản liên quan đến thủ tục về chứng thư số theo hướng quản lý dữ liệu. Bộ dữ liệu này bao gồm:

- Thông tin chứng thư số được cấp (tên chứng thư số; số hiệu chứng thư số; số hiệu thiết bị; số ICCID, số điện thoại đối với SimPKI; ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực của chứng thư số,...). Các thông tin này còn được quản lý theo từng loại yêu cầu như cấp mới, thu hồi, thay đổi thông tin chứng thư số; quản lý theo hình thức chứng thư số USB Token, SimPKI, HSM; quản lý theo loại chứng thư số tổ chức, cá nhân.

- Tệp yêu cầu cấp chứng thư số được tạo từ thiết bị HSM (CSR: Certificate Signing Request), tệp chứng thư số (CERT) được cấp cho cá nhân đối với chứng thư số trên thiết bị chứa khóa bí mật HSM.

- Thông tin cá nhân (họ tên; ngày, tháng, năm sinh; số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; chức vụ, đơn vị công tác) của cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số cá nhân; công chức, viên chức quản lý chứng thư số tổ chức.

- Giấy đề nghị cấp mới chứng thư số, giấy xác nhận tiếp nhận mã pin chứng thư số

- Các Quyết định về nhân sự như tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm chức danh lãnh đạo, chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc;

- Các văn bản gửi Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ) về đề nghị cấp mới, thu hồi, thay đổi thông tin chứng thư số, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật.

Các dữ liệu trên cập nhật đầy đủ, liên tục, sẵn sàng sử dụng ngay khi phát sinh công việc liên quan. Trường hợp cán bộ phụ trách thực hiện thủ tục thu hồi, cấp mới, thay đổi thông tin chứng thư số đi vắng, người được chỉ định thay thế tạm thời có thể sử dụng dữ liệu sẵn có để thực hiện thủ tục một cách kịp thời, không làm trì hoãn, gián đoạn công việc của các đơn vị thuộc Bộ.

Thông tin cá nhân sử dụng cho các thủ tục về chứng thư số được thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ theo đúng quy định của Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 về Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Quy chế Bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 2813/QĐ-BTC ngày 20/12/2023.

Việc tổ chức quản lý thông tin, dữ liệu về chứng thư số, chữ ký số một cách khoa học tại Cục Tin học và Thống kê tài chính đã giúp Cục thực hiện các thủ tục về chứng thư số cho các đơn vị thuộc Cơ quan Bộ và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ được nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, đơn giản thủ tục đối với người dùng, đáp ứng kịp thời việc ký số của cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Tài chính trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và các ứng dụng khác.

Ngoài thực hiện nhiệm vụ quản lý, hỗ trợ sử dụng chứng thư số, chữ ký số tại Cơ quan Bộ, Cục Tin học và Thống kê tài chính còn hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị thuộc Bộ Tài chính tổ chức triển khai các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền về áp dụng chứng thư số, chữ ký số; Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị sử dụng hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng phân nhánh Bộ Tài chính (thuộc hệ thống của Ban Cơ yếu Chính phủ) đặt trong hệ thống mạng của Bộ Tài chính và đảm bảo hệ thống này hoạt động liên tục, thông suốt 24 giờ/ 7 ngày.